Centro de Custos Compartilhado: conceito, aspectos legais e tributários

É cada vez mais comum entre os grupos econômicos a centralização das despesas de “atividades-meio” comuns entre elas em uma única empresa, e, posteriormente, ratear os custos através do Centro de Custo Compartilhado, ou  Cost-sharing agreement. 

Se quer entender mais do que se trata o Centro de Custo Compartilhado e os aspectos legais e tributários desta prática, continue conosco neste artigo. 

O que é o Centro de Custos Compartilhado? 

Em um grupo econômico, o Centro de Custo Compartilhado (em inglês, Cost-sharing agreement) é a estrutura de custeio que permite a distribuição das despesas entre as empresas que o compõe. 

Quando há a participação de uma holding, neste sistema, ela cumpre o papel de controladora através de uma participação acionária majoritária e cuida deste centro de custo. 

O objetivo é permitir que as despesas sejam divididas de maneira equilibrada entre as empresas do grupo, de modo a refletir de maneira mais precisa os custos envolvidos em cada atividade/operação. 

Qual a utilidade do Centro de Custo Compartilhado?  

Essa prática pode ser útil para gerenciar o orçamento e tomar decisões de negócio em benefício de todo o grupo. Mas vale lembrar que, para que seja válido, contudo, os custos devem estar relacionados a “atividades meio” e jamais às “atividades fim” das empresas envolvidas. 

Neste sentido, imagine que um grupo econômico possui três empresas: uma fabricante, uma distribuidora e uma varejista. Se o grupo tiver um centro de custo para manutenção das instalações, os custos dessa manutenção serão divididos entre as três empresas. 

A divisão destes custos deve sempre ocorrer de acordo com o uso que cada uma delas faz das instalações. Isso pode ajudar a garantir que sejam repartidos de maneira justa e equilibrada entre as empresas. 

Tal processo auxilia na tomada de decisões. Havendo uma holding, por exemplo, ela terá a responsabilidade de gerenciar os custos e as decisões de negócio do grupo de maneira integrada e estratégica e com maior acesso aos dados necessários.   

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Quais empresas podem utilizar desta prática? 

Em regra, as empresas envolvidas no Centro de Custo Compartilhado utilizam da mesma estrutura operacional (administrativa, comercial, logística etc.), como, por exemplo, mesma equipe de fornecimento de materiais, de tecnologia da informação, de manutenção, entre outros. 

Os contratos destes fornecedores podem se firmados com a holding, por exemplo e, posteriormente, divididos os custos por rateio em percentual entre as empresas do grupo. 

Como é feito o rateio dos valores? 

Para definição do percentual de rateio de custos, deve-se verificar o efetivo gasto de cada empresa em detrimento ao preço global pago pelos bens e serviços. 

É imprescindível a elaboração de um contrato de compartilhamento de custos entre as empresas do grupo com todas as disposições necessárias para o bom mandamento da operação e, também, em eventual fiscalização. 

Trata-se de um contrato atípico onde as importâncias pagas ao centro de custos têm natureza apenas de contribuição, reembolso ou ressarcimento, sem margem de lucro, ou seja, não se trata de prestação de serviços. 

Aspectos tributários do Centro de Custo Compartilhado 

Em âmbito fiscal / tributário, o Cost-Sharing Agreement, pela controladora, recebe valores não enquadrados como receita tributável, caso observados todos os critérios aqui estabelecidos, já que tratam apenas de recomposição patrimonial, ou seja, sem margem de lucro. 

Da mesma forma, a controlada deverá verificar se os custos e despesas reembolsados são necessários, normais e usuais à sua atividade, pois caso contrário não serão dedutíveis para efeitos de Imposto de Renda, quando cabível. 

Vejamos o posicionamento da Receita Federal (Cosit 94 de 2019), neste sentido: 

“Imposto sobre a Renda de Pessoa Jurídica – IRPJ LUCRO REAL. CUSTOS E DESPESAS COMPARTILHADOS ENTRE EMPRESAS DO MESMO GRUPO ECONÔMICO. DEDUÇÃO. POSSIBILIDADE.  

É possível a concentração, em uma única empresa, do controle dos gastos referentes a departamentos de apoio administrativo centralizados, para posterior rateio dos custos e despesas administrativas comuns entre empresas que não a mantenedora da estrutura administrativa concentrada.

Para que os valores movimentados em razão do citado rateio de custos e despesas sejam dedutíveis na apuração do IRPJ, exige-se que correspondam a custos e despesas necessárias, normais e usuais, devidamente comprovadas e pagas; que sejam calculados com base em critérios de rateio razoáveis e objetivos, previamente ajustados, formalizados por instrumento firmado entre os intervenientes; que correspondam ao efetivo gasto de cada empresa e ao preço global pago pelos bens e serviços; que a empresa centralizadora da operação aproprie como despesa tão somente a parcela que lhe cabe de acordo com o critério de rateio, assim como devem proceder de forma idêntica as empresas descentralizadas beneficiárias dos bens e serviços, e contabilize as parcelas a serem ressarcidas como direitos de créditos a recuperar; e, finalmente, que seja mantida escrituração destacada de todos os atos diretamente relacionados com o rateio das despesas administrativas.

O que se deve observar, então, para definição da relação rateio x serviço é:

1.  A paridade entre os valores dos serviços e os repasses à controladora;

2. Que a contribuição de cada empresa seja compatível com o benefício que recebe;

3. A correta identificação dos serviços;

4. A inexistência de margem de lucro e

5. O caráter coletivo dos benefícios.

Conclusão 

Dessa forma, desde que tomado o devido cuidado em relação a estes tópicos, o compartilhamento de despesas em empresas do mesmo grupo através de um Centro de Custos Compartilhado pode representar uma vantagem interessante no quesito organização e tomada de decisões estratégicas. 

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