As Retenções de Tributos na Fonte e seus desafios na prática

Que nosso sistema tributário é complexo, não há dúvidas. Nesta toada, a retenção de tributos gera inúmeras delas, especialmente no que diz respeito a quais prestadores de serviços estão sujeitos a essa obrigação e como elas se operam na prática.

As normas são esparsas, além de haver várias exceções, motivo pelo qual, para que as empresas possam cumprir corretamente as normas e evitar problemas com o Fisco, é essencial compreender as disposições legais que regem as retenções de Imposto de Renda (IR), Contribuição para o PIS/PASEP, Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e Contribuição Previdenciária Patronal (CPP) e até mesmo o Imposto sobre Serviços (ISS).

 

Base Legal para a Retenção de Tributos

A retenção de PIS, COFINS e CSLL na fonte está disposta na Lei nº 10.833, de 29 de dezembro de 2003. Esta lei, em seu artigo 30, estabelece que os pagamentos efetuados por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas de direito privado, pela prestação de determinados serviços, estão sujeitos à retenção dessas contribuições.

Artigo 30 da Lei nº 10.833/2003:

“Os pagamentos efetuados pelas pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas de direito privado, pela prestação de serviços de limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores e locação de mão-de-obra, pela prestação de serviços de assessoria creditícia, mercadológica, gestão de crédito, seleção e riscos, administração de contas a pagar e a receber, bem como pela remuneração de serviços profissionais, estão sujeitos à retenção na fonte da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – CSLL, da COFINS e da contribuição para o PIS/PASEP.”

Essa regulamentação é complementada pela Instrução Normativa SRF nº 459/2004, que detalha os procedimentos específicos que as empresas devem seguir para assegurar a conformidade com as exigências fiscais.

 

Instrução Normativa nº 459 de 2004

A normativa em questão tem impacto especialmente no contexto da prestação de serviços. O artigo 1º da IN 459/2004 introduz a obrigatoriedade de retenção na fonte dos tributos mencionados quando ocorre o pagamento pela prestação de serviços, com exceção de pagamentos cujo valor a ser pago à pessoa jurídica for igual ou inferior a R$ 5.000,00.

A partir do § 4º, a Instrução Normativa prevê um mecanismo específico para casos em que ocorrem múltiplos pagamentos à mesma pessoa jurídica dentro do mesmo mês. Em tais situações, os valores pagos devem ser somados e, caso o montante total ultrapasse o limite de R$ 5.000,00, a retenção deve ser calculada sobre esse valor, descontando-se o que já foi retido anteriormente no mês.

No que tange ao cálculo da retenção, o artigo 2º da IN 459/2004 estabelece que o percentual total de 4,65% deve ser aplicado sobre o valor bruto da nota fiscal ou documento equivalente. Este percentual é composto pelas alíquotas de 1% para a CSLL, 3% para a Cofins e 0,65% para o PIS/Pasep, inclusive quando a prestadora dos serviços está sujeita ao regime de não-cumulatividade, conforme previsto no § 1º do artigo 2º. Por fim, o artigo 6º determina que os valores retidos devem ser recolhidos ao Tesouro Nacional até o último dia útil da semana subsequente àquela quinzena em que o pagamento foi efetuado, algo que os contribuintes devem estar bastante atentos.

 

A Caracterização de Serviços Profissionais e o Imposto de Renda

Uma dúvida comum entre os contribuintes é o que caracteriza “serviços profissionais”, mencionados no art. 30 da Lei 10.833/2003 citado acima e na própria IN 459/2004, para fins de retenção. De fato, o termo pode parecer vago à primeira vista, mas a legislação oferece subsídios para uma interpretação adequada. Segundo o §2º, inciso IV, do art. 1º da IN, os serviços profissionais abrangem uma série de atividades, incluindo aquelas que exigem muita especialização ou formação técnica.

Para esclarecer ainda mais, é recomendável recorrer ao conceito de “serviços profissionais” definido para fins de retenção do Imposto de Renda (IR) no artigo 714 do Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018), onde constam atividades de administração de bens, advocacia, análise clínica, arquitetura, assessoria e consultoria técnica, dentre outros. O dispositivo ainda define a retenção de 1,5% a título de Imposto de Renda para estes casos, fechando assim o arcabouço das regras de retenção para os tributos federais.

 

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Importância da EFD-Reinf

Como visto, compreender a caracterização de serviços profissionais é essencial para garantir a correta retenção dos tributos, mas para além disso, essa caracterização impacta diretamente no cumprimento de obrigações fiscais acessórias, como DARF, DIRF e REINF.

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é uma das obrigações acessórias do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e complementa a EFD_Contribuições. A EFD-Reinf reúne informações sobre retenções de tributos, inclusive as de IR, PIS, COFINS e CSLL, além de dados relativos à contribuição previdenciária substitutiva e outras retenções, como as de serviços tomados ou prestados mediante cessão de mão-de-obra.

A correta identificação dos serviços sujeitos à retenção e o seu devido reporte na EFD-Reinf é essencial para evitar autuações fiscais e multas. Por isso, é fundamental que as empresas estejam atentas às particularidades das legislações pertinentes, que frequentemente sofrem alterações, e busquem orientação especializada para garantir o cumprimento de suas obrigações tributárias de forma contínua e atualizada.

 

Exceções à Retenção: O Simples Nacional

Embora a retenção de tributos na fonte seja uma obrigação para muitas empresas, o regime do Simples Nacional apresenta exceções importantes, refletindo sua natureza simplificada e unificada de tributação. A seguir, destacamos as principais exceções para empresas optantes por esse regime.

A Instrução Normativa RFB nº 765, de 2007 (art. 1º), estabelece que as empresas optantes pelo Simples Nacional não estão sujeitas à retenção na fonte do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ). Isso significa que, quando essas empresas prestam serviços ou vendem produtos para outras empresas, o valor do IRPJ não deve ser retido na fonte pelo tomador do serviço ou comprador. Esse benefício se dá em razão do regime simplificado de tributação, que unifica o recolhimento de diversos tributos, incluindo o IRPJ.

De forma semelhante, a Instrução Normativa SRF nº 459, de 2004, em seu artigo 3º, inciso II, estabelece que as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional também não estão sujeitas à retenção na fonte da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), da Contribuição para o PIS/PASEP e da COFINS. Para essas empresas, ao prestar serviços para outras, não haverá retenção dessas contribuições na fonte, pois o Simples Nacional unifica o pagamento dessas contribuições dentro de uma guia única.

 

Retenção de INSS

Quando uma empresa contrata outra para prestar serviços, seja através de cessão de mão-de-obra ou empreitada, na dependência de terceiros, é necessário observar a obrigação de retenção de 11% do valor bruto da nota fiscal ou fatura emitida a título de Contribuição Previdenciária Patronal – CPP. Esse é destinado ao INSS e se aplica inclusive nos casos de trabalho temporário (art. 110 da IN 2110 de 2022).

A cessão de mão-de-obra ocorre quando a empresa contratada coloca seus trabalhadores à disposição da contratante, para atuar em suas próprias instalações ou em locais de terceiros. Esses serviços podem estar ou não ligados à atividade-fim da empresa contratante e, mesmo que realizados por diferentes trabalhadores ou de forma intermitente, são considerados contínuos sempre que representam uma necessidade permanente.

Na empreitada, por outro lado, a prestação de serviço ou a realização de uma obra é definida por um contrato, em que o preço é ajustado previamente. A execução pode ou não incluir o fornecimento de materiais e equipamentos, e o serviço pode ser realizado tanto nas dependências da contratante quanto da contratada ou de terceiros. O foco, nesse caso, é o resultado final pretendido e é bem comum no ramo da construção civil.

O valor da retenção precisa estar expressamente destacado na nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços esse montante pode ser compensado pela empresa contratada, tanto pela matriz quanto por suas filiais, ao recolher suas contribuições à Previdência Social. Caso a compensação não seja viável, a empresa pode optar por solicitar a restituição do valor retido.

Finalmente, “dependências de terceiros” são compreendidas como quaisquer locais que não pertencem à empresa contratante ou à prestadora de serviços, mas onde os trabalhadores contratados são enviados para executar suas atividades em caráter não eventual.

 

 

Retenção de INSS dos Optantes do Simples Nacional

Além dos tributos mencionados, as empresas do Simples Nacional também enfrentam regras específicas em relação à retenção de INSS por ser um regime tributário diferenciado e simplificado previsto na Lei Complementar 123/2006, destinado às Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP).

De acordo com o art. 166 da IN RFB 2.110/2022, ficou dispensada a retenção para as ME e EPP optantes pelo Simples Nacional, exceto aquelas tributadas na forma do Anexo IV da Lei Complementar 123/2006.  As atividades tributadas segundo o Anexo IV da LC 123/2006 incluem:

a. Construção de imóveis e obras de engenharia em geral, inclusive sob a forma de subempreitada, execução de projetos e serviços de paisagismo, bem como decoração de interiores;

b. Serviço de vigilância, limpeza ou conservação e

c. Os serviços advocatícios, embora listados no Anexo IV, não estão sujeitos à retenção do INSS.

Em relação ao item “b”, importante mencionar que a definição dos serviços de limpeza e vigilância exige atenção, já que algumas atividades podem ou não estar abrangidas pelo conceito, como dedetização, jardinagem e limpeza de fossas.

Já em relação ao item “a”, importante mencionar que a LC 123/2006 usa a expressão “construção de imóveis e obras de engenharia em geral”, enquanto o Anexo VI da IN RFB 2.110/2022 trata de “obras e serviços de construção civil”. A distinção entre esses conceitos pode levar a diferentes interpretações sobre quais atividades estão sujeitas à retenção.

Nesta linha, a publicação da Solução de Consulta Cosit nº 177, de 25 de junho de 2014, trouxe uma interpretação mais restritiva sobre o conceito de “construção de imóveis e obras de engenharia em geral”, incluindo apenas as atividades classificadas como obras de construção civil no Anexo VI da IN RFB 2.110/2022.

 

Retenção de Imposto Sobre Serviços – ISS

A retenção do ISS pelos tomadores de serviços também é devida em algumas situações, cujo objetivo principal é garantir o correto recolhimento do imposto onde o serviço é prestado. Esse procedimento, que pode variar conforme a legislação de cada município, quando é delegado ao tomador do serviço a responsabilidade de reter e recolher o ISS diretamente na fonte, antes de realizar o pagamento ao prestador.

A base legal para a retenção do ISS está prevista na Lei Complementar nº 116, de 31 de julho de 2003, que regula o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) em todo o território nacional. Essa lei permite que os municípios atribuam ao tomador ou intermediário dos serviços a responsabilidade pela retenção e recolhimento do ISS, especialmente quando o prestador de serviços não está estabelecido no município onde o serviço é efetivamente prestado.

Conforme o artigo 6º, § 4º da Lei Complementar nº 116/2003, os municípios têm a faculdade de estabelecer a obrigatoriedade de retenção do ISS pelo tomador, de acordo com suas próprias regulamentações. O artigo 5º da mesma lei reforça essa possibilidade ao atribuir ao tomador a responsabilidade pelo recolhimento do imposto, conforme definido pela legislação local, que pode obrigar à retenção, por exemplo, de ISS referente a serviços prestados por empresas de fora do município, serviços contratados por órgãos públicos, grandes empresas/tomadores, entre outros.

 

Legislação de Belo Horizonte

Para exemplificar a aplicação prática dessas normas, podemos analisar a Lei nº 8.725, de 30 de dezembro de 2003. Segundo o artigo 20 da Lei nº 8.725/2003, diversas entidades estão obrigadas a proceder à retenção na fonte do ISSQN devido ao município de Belo Horizonte. Entre essas entidades estão órgãos e empresas da administração pública, empresas concessionárias de serviços públicos, instituições financeiras, companhias aéreas, empresas de planos de saúde, seguradoras, entre outras.

A Lei impõe a obrigação de retenção para tomadores de serviço que tenham despendido um valor anual igual ou superior a R$ 240.000,00 com o pagamento de serviços de terceiros, o qual deve ser apurado com base nas despesas do exercício financeiro anterior, incluindo todas as despesas com serviços de terceiros, exceto tarifas de energia elétrica, telefonia, água e esgoto.

A lei também prevê que, se as entidades obrigadas à retenção não realizarem essa retenção corretamente, o prestador de serviço se torna responsável pelo recolhimento do ISS até o quinto dia do mês subsequente ao recebimento do pagamento.

 

Retenção de ISS e as empresas do Simples Nacional

O recolhimento ou retenção do ISS no regime do Simples Nacional segue as diretrizes estabelecidas pela Lei Complementar nº 116 de 2003 (art. 3º), pela Lei Complementar nº 123 de 2006 (art. 21, §4º) e pelas regulamentações municipais.

Conforme o § 4º do art. 21 da LC nº 123/2006, a retenção do ISS na fonte para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional só é permitida quando houver fato gerador do imposto e o documento fiscal destacar a alíquota efetiva de ISS a ser aplicada, correspondente ao mês anterior à prestação do serviço.

É importante ressaltar que, no caso de microempresas ou empresas de pequeno porte que estão sujeitas à tributação do ISS por valores fixos mensais (como os serviços contábeis, por exemplo), a retenção na fonte não será aplicável, conforme disposto no inciso IV do § 4º. Assim, o critério para o recolhimento do ISS se baseia na prestação de serviços a terceiros em um território onde o município tem competência tributária.

Dessa forma, uma vez observados esses requisitos gerais, as regras municipais também devem ser levadas em conta. Em Belo Horizonte, a retenção do ISS só ocorre quando presentes os requisitos para grandes tomadores, conforme o inciso VIII do art. 20 da Lei nº 8.725 de 2003, que vimos anteriormente.

Adicionalmente, o Decreto nº 17.174 de 2019, que regulamenta o ISSQN em Belo Horizonte, determina em seu artigo 11, § 2º, que a retenção do ISSQN na fonte para empresas do Simples Nacional deve ser realizada de acordo com a alíquota informada no documento fiscal emitido pelo prestador.

Entretanto, quando o prestador de serviços estiver estabelecido em outro município e o imposto for devido a Belo Horizonte, o tomador deve aplicar a alíquota prevista no artigo 14 da Lei nº 8.725 de 2003 (variando entre 2,5% e 5%), independentemente da alíquota indicada pelo prestador.

Esse conjunto de normas ressalta a importância de uma análise detalhada da legislação local e federal para o correto cumprimento das obrigações fiscais no que tange ao ISS, especialmente no regime do Simples Nacional.

Exemplos:

Exemplo 1: Imagine uma empresa de serviços de vigilância, fora do Simples Nacional, que prestou serviços nas dependências de uma grande empresa em Belo Horizonte, no valor de R$ 30.000,00. Neste caso, além das retenções de PIS, COFINS e CSLL e do ISS, haverá também a retenção de INSS porque o serviço foi prestado diretamente nas dependências da tomadora, o que caracteriza a cessão de mão de obra, sujeita à retenção de 11% de INSS.

As retenções seriam as seguintes:

• • PIS: 30.000,00 x 0,65% = R$ 195,00
  • COFINS: 30.000,00 x 3% = R$ 900,00
  • CSLL: 30.000,00 x 1% = R$ 300,00
  • ISS: Alíquota de 5%: 30.000,00 x 5% = R$ 1.500,00
  • INSS: 30.000,00 x 11% = R$ 3.300,00.

O total das retenções seria:

• • PIS, COFINS e CSLL: R$ 1.395,00
  • ISS: R$ 1.500,00
  • INSS: R$ 3.300,00
  • e o valor líquido a ser pago ao prestador de serviços será R$ 23.805,00 (R$ 30.000,00 – R$ 1.395,00 – R$ 1.500,00 – R$ 3.300,00).

 

Exemplo 2: Agora, imagine uma empresa de consultoria de marketing, fora do Simples Nacional, que presta serviços para uma concessionária de energia em Belo Horizonte, no valor de R$ 50.000,00. Neste caso, aplicam-se as retenções de PIS, COFINS, CSLL e ISS, mas não há retenção de INSS, pois não há cessão de mão de obra diretamente nas dependências da tomadora.

As retenções seriam as seguintes:

• • ISS: Alíquota de 5% para consultoria em Belo Horizonte: 50.000,00 x 5% = R$ 2.500,00,
  • PIS: 50.000,00 x 0,65% = R$ 325,00,
  • COFINS: 50.000,00 x 3% = R$ 1.500,00 e
  • CSLL: 50.000,00 x 1% = R$ 500,00.

O total das retenções seria:

• • PIS, COFINS e CSLL: R$ 2.325,00
  • ISS: R$ 2.500,00
  • e o valor líquido a ser pago será R$ 45.175,00 (R$ 50.000,00 – R$ 2.325,00 – R$ 2.500,00).

 

Exemplo 3: Por fim, suponha que uma empresa de serviços de engenharia, optante pelo Simples Nacional e tributada pelo Anexo IV da Lei Complementar 123/2006, tenha prestado serviços para uma construtora em Belo Horizonte.

O valor da prestação de serviços foi de R$ 100.000,00. Neste caso, há retenção de ISS e INSS, pois os serviços prestados pelo Anexo IV estão sujeitos à retenção de INSS quando há cessão de mão de obra, conforme as regras da Lei Complementar 123/2006 e da IN RFB nº 2.110/2022.

As retenções aplicáveis são ISS: 100.000,00 x 5% = R$ 5.000,00, INSS: 100.000,00 x 11% = R$ 11.000,00.

O total das retenções seria:

• • ISS: R$ 5.000,00 e
  • INSS: R$ 11.000,00
  • e valor líquido a ser pago corresponderia ao valor bruto de R$ 100.000,00 menos as retenções totais: R$ 16.000,00 (ISS + INSS), alcançando o valor líquido de R$ 84.000,00 = R$ 100.000,00 – R$ 16.000,00.

 

Conclusão

Por todo exposto, nota-se que a retenção de tributos na fonte e as exceções previstas exigem uma compreensão detalhada e uma aplicação precisa da legislação vigente. A adoção de práticas de conformidade tributária, aliada ao acompanhamento contínuo das mudanças legislativas e à consulta de especialistas, é essencial para que as empresas possam operar com segurança jurídica e eficiência fiscal.