Software de Gestão de Privacidade: Essencial para sua Empresa

Proteger os dados pessoais dos usuários não é apenas uma exigência legal, mas também um pilar essencial para construir confiança e fortalecer a reputação da marca. Com o aumento das regulamentações de privacidade, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no Brasil, o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados) na Europa e o CCPA (California Consumer Privacy Act) nos EUA, as empresas precisam adotar medidas eficientes para garantir a conformidade.

Nesse contexto, os softwares de gestão de privacidade surgem como aliados estratégicos. Essas ferramentas têm como objetivo principal estruturar e padronizar o gerenciamento de atividades de tratamento de dados pessoais, oferecendo segurança e conformidade em meio a fluxos complexos de informações.

Qual é a Função de um Software de Gerenciamento de Privacidade?

Em primeiro lugar, ao garantir a organização eficiente de inventários de atividades e fluxos de dados pessoais, um software de gerenciamento de privacidade ajuda as empresas a mitigar riscos e a se adequar a legislações rigorosas, como o GDPR, o CCPA e a LGPD.

Além disso, muitas dessas ferramentas contam com módulos específicos, como a gestão de consentimento, o armazenamento seguro de provas e o bloqueio de cookies até que o usuário autorize seu uso. Dessa forma, elas proporcionam transparência e confiança no tratamento de dados, reforçando a relação com os usuários.

Portanto, ao adotar um software de gestão de privacidade, as empresas não apenas cumprem exigências legais, mas também fortalecem sua credibilidade e protegem a privacidade de seus clientes.

Principais Funcionalidades de um Software de Privacidade

• Mapeamento e controle de atividades de tratamento (ROPA): Permite o monitoramento de fluxos de dados e as bases legais para seu uso.
• Gestão de consentimento: Coleta, armazena e gerencia provas de consentimento de titulares de dados de maneira segura, além de facilitar a retirada do consentimento quando necessário.
• Atendimento a solicitações de titulares: Automatiza processos para responder a pedidos de acesso, correção ou exclusão, em conformidade com a LGPD e GDPR.
• Bloqueio de cookies: Gerencia e bloqueia cookies até que o consentimento explícito do usuário seja obtido, garantindo conformidade com as exigências legais.

Além disso, algumas soluções ainda permitem mapear fornecedores e gerenciar transferências internacionais de dados, garantindo que essas atividades estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.

Quando optar por um software de gestão de privacidade?

A adoção de um software de gestão de privacidade depende do porte da empresa, do volume de dados e da complexidade dos processos. Para facilitar essa decisão, considere as seguintes perguntas:

1. Há um DPO (Encarregado de Proteção de Dados) capacitado?
   Sua empresa conta com um profissional apto a operar a ferramenta?
2. Qual o volume de dados tratados?
   Empresas que lidam com grandes quantidades, como e-commerce e saúde, podem precisar de um software robusto.
3. Quantos departamentos tratam dados?
   Se áreas como marketing, RH e TI atuam com dados pessoais, a automação pode otimizar a gestão.
4. Há transferências internacionais de dados?
   Negócios que operam globalmente devem garantir conformidade com normas internacionais.
5. É necessário automatizar demandas da LGPD?
   Se há alto volume de solicitações, a automação reduz erros e agiliza respostas.
6. Qual a sensibilidade dos dados?
   Empresas que lidam com informações financeiras ou de saúde precisam de soluções altamente seguras.
7. A empresa é uma startup ou de tecnologia?
   Negócios com fluxos dinâmicos se beneficiam de ferramentas escaláveis.
8. Qual o orçamento disponível?
   Empresas menores podem priorizar custo-benefício, enquanto grandes corporações investem em soluções avançadas.
9. Há necessidade de integração?
   Se sua empresa usa CRMs ou plataformas de e-commerce, escolha um software compatível.

Diferenças por Tipo de Empresa

• Pequenas e médias empresas: Podem se beneficiar de ferramentas simples e econômicas, ou até mesmo de registros manuais, se o volume de dados for moderado.
• Grandes empresas ou multinacionais: Necessitam de softwares robustos que lidam com grandes volumes de dados, transferências internacionais e múltiplas legislações de privacidade.
• Empresas de tecnologia: Precisam de soluções flexíveis e escaláveis, com foco na automação e integração com plataformas tecnológicas.

Soluções Recomendadas

O escritório CV/A é parceiro de duas grandes plataformas de gestão de privacidade:

• OneTrust: Considerada a líder mundial em tecnologia para gestão de privacidade, segurança e riscos de terceiros, a OneTrust oferece uma solução modular com recursos avançados de automação e inteligência artificial. Ideal para grandes empresas, sua eficiência e integração com normas como GDPR, ISO27001 e LGPD são reconhecidas globalmente. Saiba mais sobre a OneTrust.
• LGPD NOW: Uma solução focada na governança de dados e adequação à LGPD, combinando inteligência jurídica com processos eficientes. Ideal para empresas que desejam uma abordagem personalizada e focada na legislação brasileira. Conheça a LGPD NOW.

Além dessas opções, existem outras plataformas e soluções apropriadas para diferentes contextos. Consultorias especializadas podem ajudar na escolha da melhor solução para cada necessidade.

4 Motivos para Escolher um Software de Gestão de Privacidade

1. Automatização de inventários de dados: Organiza e monitora atividades de tratamento de forma eficiente.
2. Redução de tempo e esforço: Agiliza o atendimento a solicitações de titulares de dados.
3. Minimização de riscos: Reduz o risco de vazamentos e violações, garantindo a confiança dos stakeholders.
4. Conformidade com a LGPD: Facilita o cumprimento das exigências legais, evitando multas e sanções.

E se for uma micro ou pequena Empresa?

Se sua empresa é uma micro ou pequena empresa e lida com um volume reduzido de dados pessoais, é importante considerar que investir em um software robusto pode não ser necessário. Nesses casos, métodos mais simples, como o uso de planilhas e controles manuais, podem ser suficientes para garantir a conformidade com a LGPD.

Além disso, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) oferece orientações e metodologias simplificadas para microempresas e empresas de pequeno porte. Esses formatos permitem que as pequenas empresas cumpram suas obrigações legais sem a necessidade de grandes investimentos em tecnologia. Para saber mais, acesse as orientações da ANPD.

Seja você gestor de uma grande multinacional ou de uma pequena empresa, há opções variadas de ferramentas para ajudar na gestão de privacidade. O essencial é identificar suas necessidades e escolher a solução que melhor se adapta ao seu contexto. Para isso, avalie o porte da empresa, o volume de dados tratados e as particularidades do setor para tomar a decisão mais assertiva.

Proteger dados pessoais não é apenas uma obrigação legal, mas também um diferencial competitivo que fortalece a confiança dos clientes e a reputação da sua marca. Portanto, invista em soluções que garantam a segurança e a conformidade dos dados, adaptando-se às necessidades do seu negócio.