Reforma Tributária e Portaria RFB nº 635/2025: providências práticas que as empresas devem adotar desde já para preservar o direito à compensação de benefícios de ICMS
A Portaria RFB nº 635/2025 desloca o centro da discussão sobre a compensação dos benefícios onerosos de ICMS para o presente. Embora a redução efetiva do ICMS e dos incentivos ocorra apenas entre 2029 e 2032, o direito à compensação previsto no art. 128 do ADCT e nos arts. 384 a 390 da Lei Complementar nº 214/2025 passa, necessariamente, pela habilitação a ser requerida entre 2026 e 2028.
Na prática, quem não se preparar agora poderá chegar a 2029 sem lastro jurídico e documental para pleitear a compensação financeira.
Mapeamento e convalidação dos benefícios usufruídos
A primeira providência consiste no levantamento completo de todos os benefícios de ICMS atualmente usufruídos pela empresa. Esse mapeamento deve identificar a espécie do incentivo, o fundamento legal, a data de instituição e eventuais migrações. A Portaria exige que o benefício tenha sido instituído até 31 de maio de 2023, ou migrado até 20 de dezembro de 2023, nos termos do art. 384 da Lei Complementar nº 214/2025.
Em seguida, é indispensável verificar se houve convalidação ou reinstituição conforme a Lei Complementar nº 160/2017 e o Convênio ICMS nº 190/2017, inclusive com registro e depósito dos atos no Confaz, quando aplicável. Benefícios sem esse lastro formal tendem a ser excluídos do regime de compensação.
Exemplo prático: empresas que usufruem de crédito presumido concedido por decreto estadual devem confirmar se esse decreto foi convalidado e registrado. A simples fruição histórica não substitui a exigência legal.
Verificação da titularidade e do prazo certo do benefício
A Portaria exige que a empresa comprove ser titular do benefício oneroso, com base em ato normativo ou ato concessivo específico, vigente em 31 de maio de 2023. Além disso, o ato deve prever fruição por prazo certo, respeitado o limite máximo de 31 de dezembro de 2032.
Na prática, isso exige a reunião de todos os atos concessivos, termos aditivos, renovações e prorrogações, com análise de coerência quanto ao prazo e à identificação do beneficiário. Benefícios utilizados apenas por interpretação administrativa ou por prática reiterada, sem ato formal claro, apresentam elevado risco de indeferimento.
Comprovação da condição onerosa nos termos do art. 178 do CTN
Um dos pontos mais sensíveis da Portaria está na exigência de que o benefício seja oneroso, isto é, concedido mediante contrapartidas que imponham ônus ou restrições reais à atividade do contribuinte, conforme o art. 178 do Código Tributário Nacional.
As empresas devem identificar, nos atos concessivos, quais condições foram assumidas, como investimentos produtivos, geração ou manutenção de empregos, aplicação de recursos em pesquisa e desenvolvimento ou programas de qualificação. Em seguida, devem reunir provas documentais do cumprimento tempestivo dessas condições, como relatórios de investimento, contratos, folhas de pagamento, registros contábeis e demonstrações financeiras.
Exemplo prático: benefício condicionado à geração de empregos exige comprovação objetiva, como evolução do quadro funcional e vínculos trabalhistas. Declarações genéricas ou intenções não atendem ao requisito legal.
Demonstração da repercussão econômica do benefício
A Portaria restringe a compensação aos casos em que haja repercussão econômica mensurável, como crédito presumido, crédito outorgado, desconto por antecipação ou ganho financeiro decorrente de diferimento, calculado com base na taxa Selic.
Nesse ponto, as empresas devem reconstruir a memória de cálculo de cada benefício, demonstrando como ele impactou economicamente o resultado. Benefícios cuja repercussão não seja evidente devem ser tecnicamente descritos, conforme autoriza o art. 385, § 5º, da Lei Complementar nº 214/2025. A ausência dessa demonstração pode levar ao indeferimento da habilitação.
Exemplo prático: no diferimento do ICMS, a empresa deve demonstrar o ganho financeiro obtido pelo adiamento do pagamento, observando o limite temporal até dezembro de 2032.
Regularidade fiscal, trabalhista e cadastral como requisito de acesso
A Portaria trata a regularidade fiscal e trabalhista como requisito objetivo para a habilitação. Devem ser observados, entre outros, o art. 60 da Lei nº 9.069/1995, o art. 6º, inciso II, da Lei nº 10.522/2002 e o art. 27 da Lei nº 8.036/1990. Também são impeditivas sanções previstas nas Leis nº 8.429/1992, nº 9.605/1998 e nº 12.846/2013.
Na prática, as empresas devem revisar pendências de FGTS, débitos inscritos, irregularidades no CNPJ e eventuais passivos que possam impedir a fruição de benefícios fiscais. A regularidade deixa de ser um aspecto periférico e passa a integrar o núcleo do direito à compensação.
Organização do dossiê e governança para o e-CAC
Como o requerimento será apresentado via e-CAC, com um pedido para cada espécie de benefício, é recomendável a criação de dossiês individualizados. Cada dossiê deve conter o ato concessivo, prova de convalidação, comprovação das condições, memória de cálculo da repercussão econômica e documentos de regularidade.
Esse material deve estar organizado antes de 2026, pois a Portaria prevê prazos de análise, possibilidade de exigências e comunicação via Domicílio Tributário Eletrônico, exigindo resposta tempestiva do contribuinte.
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A habilitação como decisão estratégica e não apenas burocrática
A principal leitura prática da Portaria RFB nº 635/2025 é que a compensação dos benefícios de ICMS não será automática nem universal. As empresas devem decidir, desde já, quais incentivos justificam o esforço de habilitação, quais apresentam maior risco jurídico e quais podem não atender ao conceito de benefício oneroso com repercussão econômica.
A habilitação passa a integrar o planejamento tributário da transição para o IBS. Empresas que tratarem o tema apenas em 2026 tendem a operar sob pressão, com maior risco de indeferimento e perda de valor econômico associado aos incentivos históricos.
